¿Qué es el COTENNDOC?
El Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (COTENNDOC) es un organismo que elabora y actualiza las normas mexicanas sobre los procesos técnicos de las instituciones y organizaciones que resguardan acervos documentales.
El COTENNDOC está integrado por las dependencias competentes en el ámbito de la documentación y gestión de acervos considerados patrimonio cultural.
El Comité busca generar un modelo de normalización que se pueda aplicar en otros países de Latinoamérica.
Está dirigido por una Mesa o Consejo Directivo; para ser parte de la mesa se debe contar con una antigüedad mínima de un año como miembro del COTENNDOC.
Los cargos de Presidente, Secretario Técnico y Coordinador tendrán vigencia de dos años con posibilidad de reelección.
Estructura
Organización
Presidente
Es el representante del COTENNDOC y dicho cargo será desempeñado por el Titular de la institución, siendo elegido por consenso o por mayoría de votos de los vocales titulares o suplentes del COTENNDOC. El titular de la institución podrá nombrar un suplente o representante que cumpla las funciones del Presidente, con todas las responsabilidades y facultades que esto implica.
Secretario Técnico
Es el titular de la institución elegida por consenso o por mayoría de votos para cumplir con sus funciones administrativas del COTENNDOC y establecer la relación con la SE. El Titular de la institución podrá nombrar un suplente o representante que cumpla con las funciones de Secretario Técnico, con todas las responsabilidades y facultades que esto implica.
Coordinador
Es el Titular de la institución elegida por consenso o mayoría de votos para apoyar a la Secretaría Técnica en las funciones administrativas y en el enlace entre la mesa directiva del COTENNDOC y los SN. El Titular de la institución podrá nombrar un suplente o representante que cumpla con las funciones de coordinador, con todas las responsabilidades y facultades que esto implica.
Vocales Titulares y Vocales Suplentes
Son los representantes elegidos por las instituciones que conforman el COTENNDOC y quienes participarán activamente en los trabajos del Comité y de los Subcomités.
Subcomités
Son instancias creadas en el seno del Comité para normalizar los procesos documentales que tienen, principalmente las instituciones educativas y culturales en sus distintos acervos.
Los subcomités creados actualmente son:
- Subcomité de Catalogación de Documentos Fonográficos.
- Subcomité de Catalogación de Documentos Videográficos.
- Subcomité de Normalización para la Conservación del Patrimonio Videográfico y Fonográfico.
- Subcomité de Catalogación de Documentos Fotográficos.
- Subcomité de Normalización para la Preservación de Acervos Documentales
- Subcomité de Digitalización de Documentos Sonoros.
Grupos de Trabajo
Son instancias conformadas por especialistas del tema en cuestión, creadas para asesorar y apoyar tareas específicas del Comité y los Subcomités.
Normas publicadas
Funciones del COTENNDOC
El COTENNDOC tendrá, de manera enunciativa, más no limitativa, para los efectos de la elaboración de normas de su responsabilidad, las siguientes funciones:
.I.
Elaborar, modificar, revisar, analizar, cancelar y, en su caso, aprobar Normas Mexicanas en el ámbito de su competencia;
.II.
Coordinar su relación con otros Comités, en los casos procedentes;
.III.
Constituir en su seno los Subcomités y Grupos de Trabajo necesarios;
.IV.
Aprobar los programas anuales de trabajo de los Subcomités;
.V.
Disolver un Subcomité cuando haya cumplido el objetivo para el que fue creado;
.VI.
Resolver consultas y atender las observaciones que les sean planteadas sobre normalización;
.VII.
Proponer las medidas que se juzguen necesarias para mejor desarrollo de sus actividades;
.VIII.
Formular y modificar sus Reglas de operación;
.IX.
Integrar y notificar al Secretariado Técnico de la Comisión Nacional de Normalización el Programa Nacional de Normalización con los temas a normalizar durante el año que corresponda para normas mexicanas;
.X.
Notificar al Secretariado Técnico de la Comisión Nacional de Normalización el resultado de la revisión quinquenal de las normas mexicanas conforme a la LFMN y el RLFMN;
.XI.
Elaborar un informe anual de sus actividades y enviarlo al titular de la Secretaría de Economía para su conocimiento;
.XII.
Difundir los trabajos de normalización realizados por los Subcomités y por el COTENNDOC; eligiendo los medios y mecanismos más adecuados;
.XIII.
Cualquier otra actividad que le sea encomendada por la DGN, en el marco de sus atribuciones.
Sesiones del COTENNDOC
Las sesiones ordinarias del COTENNDOC se celebrarán cada tres meses y las extraordinarias cuando la ocasión lo amerite, siempre y cuando la mayoría de las instituciones así lo determinen.
En la primera sesión de cada año deberá presentarse el calendario de sesiones ordinarias del COTENNDOC.
La sede para las sesiones será en las Instalaciones en que se encuentre físicamente el Presidente del COTENNDOC, salvo previo acuerdo de los integrantes del Comité.
